So funktioniert der Start mit eigentuemer.online
Der Einstieg in ein neues Portal muss kein Großprojekt sein. Mit einem klaren Fahrplan, einem sauberen Import und einer ersten Pilot-WEG sind Sie in wenigen Tagen arbeitsfähig – und Ihre Eigentümer spüren den Unterschied.
- Egal ob Sie lieber selbst ausprobieren oder sich von uns begleiten lassen – der Start folgt immer wenigen, gut überschaubaren Schritten.
- Kein IT-Großprojekt – Start mit wenigen WEGs
- Schrittweise Erweiterung nach Ihrem Tempo
Drei Wege ins Portal – Sie entscheiden, wie Sie starten
Nicht jede Verwaltung startet gleich. Manche möchten erst selbst testen, andere lieber direkt gemeinsam mit uns eine WEG produktiv aufsetzen. Sie haben die Wahl zwischen drei Onboarding-Varianten:
1. Selbst ausprobieren
Für Verwaltungen, die gerne zuerst allein ein Gefühl für das Portal bekommen.
- Sie legen Ihre Verwaltung und eine erste WEG selbst an.
- Sie importieren beispielhafte Eigentümerlisten oder eine kleine echte Gemeinschaft.
- Sie testen Funktionen in Ruhe – ohne Verpflichtungen.
- Bei Fragen steht unser Support per E-Mail zur Verfügung.
2. Geführtes Onboarding
Für Verwaltungen, die von Anfang an strukturiert und begleitet starten möchten.
- Gemeinsamer Kick-off-Termin (online) mit Durchgang durch das Portal.
- Unterstützung beim Import von Eigentümer- und Objektdaten.
- Gemeinsames Einrichten von Dokumentstrukturen und Rollen.
- Konkreter Plan für die Einladung der Eigentümer.
3. Pilot-WEG mit echtem Betrieb
Für Verwaltungen, die schnell einen realen Mehrwert zeigen wollen.
- Auswahl einer geeigneten WEG als Pilotgemeinschaft.
- Vollständige Einrichtung inklusive Dokumente und Mitteilungen.
- Einladung der Eigentümer und erste Rückmeldungen aus der Praxis.
- Auswertung nach einigen Wochen und Entscheidung über den Roll-out.
Die 5 Schritte bis zum produktiven Einsatz
Unabhängig von der gewählten Onboarding-Variante folgen wir immer demselben Ablauf. Das sorgt für Klarheit im Team und verhindert, dass etwas Wichtiges vergessen wird.
Vorbereitung & Zugang
Sie erhalten Ihren Zugang zum Portal und legen Ihre Verwaltung als Mandant an. Wir klären, mit welcher WEG oder welchen Daten Sie starten möchten und wer intern im Team eingebunden werden soll.
Stammdaten & Strukturen anlegen
Sie legen die ersten WEGs im Portal an, definieren Objekte und Einheiten. Falls Sie bereits Listen in Excel oder aus Ihrer Abrechnungssoftware haben, nutzen wir diese als Basis für den Import.
Eigentümerdaten importieren
Eigentümerlisten werden ins Portal importiert und den Einheiten zugeordnet. Sie sehen im Anschluss eine erste saubere Übersicht über alle Eigentümer, Einheiten und Kontaktdaten.
Dokumente hochladen & Bereiche testen
Sie laden die wichtigsten Dokumente (z. B. letzte Abrechnung, Protokolle, Hausordnung) hoch und testen intern: Sichtbarkeiten, Schwarzes Brett, Sondermeldungen und – falls gewünscht – den KI-Bot.
Eigentümer einladen & live gehen
Sobald Sie mit der Struktur zufrieden sind, laden Sie die Eigentümer ein. Ab diesem Zeitpunkt arbeiten Sie im Alltag mit eigentuemer.online – und sammeln reales Feedback aus der Gemeinschaft.
Was passiert wann? – Tag 1, Woche 1, Monat 1
Viele Verwaltungen fragen: „Wie lange dauert das alles?" Eine grobe Orientierung:
Tag 1: Zugang & erster Überblick
Sie erhalten Ihren Zugang, schauen sich das Portal an und legen die erste WEG an. In vielen Fällen können wir bereits am ersten Tag mit dem Import der Stammdaten beginnen.
Woche 1: Daten & Dokumente
In der ersten Woche werden Eigentümerdaten importiert, Dokumentstrukturen angelegt und die wichtigsten Unterlagen hochgeladen. Intern im Team testen Sie die wichtigsten Abläufe.
Monat 1: Pilotbetrieb & Feedback
Im ersten Monat nach dem Start läuft eine Pilot-WEG produktiv im Portal. Sie sammeln Feedback von Eigentümern und Beirat, justieren bei Bedarf Prozesse – und können dann auf weitere WEGs ausrollen.
Tag 1: Zugang & erster Überblick
Sie erhalten Ihren Zugang, schauen sich das Portal an und legen die erste WEG an. In vielen Fällen können wir bereits am ersten Tag mit dem Import der Stammdaten beginnen.
Woche 1: Daten & Dokumente
In der ersten Woche werden Eigentümerdaten importiert, Dokumentstrukturen angelegt und die wichtigsten Unterlagen hochgeladen. Intern im Team testen Sie die wichtigsten Abläufe.
Monat 1: Pilotbetrieb & Feedback
Im ersten Monat nach dem Start läuft eine Pilot-WEG produktiv im Portal. Sie sammeln Feedback von Eigentümern und Beirat, justieren bei Bedarf Prozesse – und können dann auf weitere WEGs ausrollen.
Checklisten für einen gelungenen Start
Ein klarer Plan hilft, das Team mitzunehmen und Eigentümer gut abzuholen. Zwei kurze Checklisten unterstützen Sie dabei.
Für die Hausverwaltung
- Interne Ansprechpartner festlegen (z. B. Hauptverantwortlicher + Vertretung).
- Entscheiden, mit welcher WEG oder welchen WEGs gestartet wird.
- Vorhandene Eigentümer- und Objektlisten zusammentragen (Excel, Exporte, etc.).
- Wichtige Dokumente für den Start auswählen (Abrechnung, Protokolle, Hausordnung).
- Kommunikationsplan für die Einladung der Eigentümer erstellen.
Für den Verwaltungsbeirat
- Frühzeitig über das geplante Portal informieren.
- Zugänge für Beiratsmitglieder vorbereiten.
- Klarmachen, welche Unterlagen im Portal erwartet werden können.
- Rückmeldewege für Eigentümerhinweise zur Pilotphase vereinbaren.
- Feedback nach den ersten Wochen strukturiert einsammeln.
Kurze Antworten auf typische Onboarding-Fragen
Müssen wir unsere bestehende Software sofort ablösen?
Nein. eigentuemer.online kann zunächst parallel zu Ihrer bestehenden Hausverwalter-Software eingesetzt werden. Sie entscheiden selbst, welche Prozesse Sie wann ins Portal verlagern.
Wie aufwendig ist der Import unserer Daten wirklich?
In vielen Fällen können vorhandene Excel-Listen oder Exporte Ihrer Software genutzt werden. Wir unterstützen Sie beim Zuordnen der Spalten und beim ersten Import – danach können Sie weitere WEGs nach demselben Muster selbst anlegen.
Was passiert, wenn wir während des Onboardings merken, dass wir mehr Unterstützung brauchen?
Kein Problem. Sie können jederzeit von einer „selbst ausprobierten" Variante in ein geführtes Onboarding wechseln. Wichtig ist nur, dass Sie uns kurz Bescheid geben – dann planen wir gemeinsam die nächsten Schritte.
Ab wann sehen Eigentümer das Portal?
Eigentümer erhalten erst dann eine Einladung, wenn Sie die Struktur für eine WEG fertiggestellt haben und bereit sind, live zu gehen. Bis dahin können Sie alles in Ruhe intern vorbereiten.
Bereit für den Start?
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